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¿Qué es la HIPAA?
HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos, por sus siglas en inglés) es una ley federal de los EE. UU. que protege la información médica confidencial de los pacientes para que no sea divulgada sin su consentimiento o conocimiento.
Estas reglas se aplican a todas las entidades, conocidas como “Entidades Cubiertas”, que recopilan, almacenan, transmiten o utilizan PHI. Estas Entidades Cubiertas deben garantizar la confidencialidad, disponibilidad y seguridad de la PHI y deben cumplir con las regulaciones de la Regla de Privacidad relativas al uso y divulgación de la PHI.
Esto incluye la implementación salvaguardias para proteger la PHI privacidad en el CRM y restringiendo su uso y divulgación únicamente a fines autorizados.
La Regla de Privacidad también otorga a las personas el derecho de acceder y controlar su PHI, incluido el derecho a solicitar una copia de su PHI, a que se corrijan los errores en su PHI y a ser notificadas de cualquier uso o divulgación no autorizados de su PHI.
¿Quién debe cumplir con HIPAA?
1. Proveedores de atención médica
Siempre que intercambien datos, “proveedor de atención médica” se refiere a casi todas las partes involucradas en las prácticas médicas:
- Médicos
- Clínicas
- Psicólogos
- Médicos quiroprácticos
- Quiroprácticos
- Residencias de ancianos
- Farmacias
2. Planes de salud
Incluye compañías de seguro médico, HMO (organizaciones de mantenimiento de la salud), planes de salud de empresas y programas gubernamentales que pagan por la atención médica (Medicare, Medicaid).
3. Centros de intercambio de información de salud
Las centrales de intercambio de información médica procesan la información de salud no estándar que reciben de otra entidad y la convierten en un formato estándar.
4. Socios comerciales
Los terceros que prestan servicios a una entidad cubierta y utilizan o revelan información médica protegida se consideran socios comerciales. Esto incluye a entidades con sede en el extranjero, como servicios de gestión y procesadores de datos (plataforma CRM).
HIPAA establece que toda información de salud identificable personalmente retenida o transmitida por una entidad cubierta, independientemente de cómo se recopile, comparta, transmita o almacene, está sujeta a los requisitos de la Ley de Privacidad.
Información de Salud Protegida (PHI)
Según las normas de la HIPAA, la HIPAA se aplica a los 18 campos de “información de salud identificable personalmente” propiedad de o divulgada por una Entidad Cubierta o su Asociado Comercial, ya sea en formato electrónico, en papel u oral.
- Nombre
- Dirección
- Fecha de nacimiento
- Número de la Seguridad Social
- Historial médico
- Fotografías
Nombres, direcciones y números de teléfono no constituyen PHI, a menos que los vincule con detalles médicos, servicios de salud o tratamientos.
Al enviar recordatorios de citas, por ejemplo, es mejor evitar incluir detalles específicos. Simplemente escriba algo como “Le recordamos su cita el [fecha] en [ubicación]”. No es necesario mencionar el tratamiento o la especialidad.
Infracciones de la HIPAA más comunes
Las violaciones de la HIPAA más comunes son las cometidas internamente, por lo general debido a una falta de diligencia en el seguimiento de las directrices de la norma.
Las organizaciones pueden infringir las normas al no mantener segura la información de los pacientes, al no capacitar a los empleados sobre cómo proteger los datos confidenciales y al no deshacerse de los registros sensibles correctamente.
Otras infracciones incluyen no proporcionar los avisos necesarios a los pacientes sobre su información de salud, no cumplir con los procesos adecuados para solicitar y conceder acceso a los registros médicos, y no supervisar ni auditar adecuadamente el acceso de los empleados a los datos confidenciales.
Infracciones Aparentemente menores pueden acarrear consecuencias graves, como fuertes multas y posible pena de cárcel.
Las infracciones comunes incluyen:
- Publicación de PHI en línea
- Envío erróneo de PHI
- Robo en la oficina
- Ciberataque
Salvaguardas técnicas de la HIPAA
Las medidas de seguridad técnicas son “la tecnología y la política y los procedimientos para su uso que protegen la información médica protegida electrónica y controlan el acceso a la misma”.
Una entidad cubierta debe implementar medidas de seguridad que sean razonables y apropiadas para su organización con el fin de mantener los estándares necesarios de protección.
Estas medidas deben ser razonable y adecuado para su organización, teniendo en cuenta el tamaño, la complejidad y el alcance de sus operaciones, así como los riesgos potenciales para la información médica protegida de cuya protección son responsables.
Las medidas incluyen salvaguardas administrativas, físicas y técnicas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Además, deben contar con un proceso para revisar periódicamente sus medidas de seguridad y actualizarlas según sea necesario para garantizar que sigan siendo adecuadas y eficaces.
Control de acceso
Debe implementarse para garantizar que solo aquellos que necesitan acceso a la PHI puedan acceder a ella. Los controles de acceso deben permitir que los usuarios autorizados accedan únicamente a la información mínima necesaria para realizar sus funciones laborales.
Integridad
Además, como entidad cubierta, debe implementar políticas y procedimientos para proteger la PHI contra modificaciones o destrucción indebidas.
Las organizaciones también pueden determinar cómo las fuentes externas podrían alterar la integridad de la información. Las auditorías de registros y las copias de seguridad seguras ayudarán a mantener la integridad de los datos.
Transmisión segura de datos
Las organizaciones sanitarias también dependen de intercambios de datos seguros (seguridad de los datos), en particular debido al aumento de los historiales médicos electrónicos y los intercambios de información sanitaria (HIE).
Certificación de CRM compatible con la HIPAA
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos establece normas estrictas, pero no proporciona ninguna certificación oficial para software, empresas o particulares. Cada organización debe asegurarse de cumplir por sí misma con las salvaguardias requeridas.
Transmisión de PHI por correo electrónico
El HHS considera que el consentimiento está implícito si una persona le proporciona a un proveedor de atención médica una dirección de correo electrónico o inicia la comunicación por correo electrónico. No obstante, debe advertir sobre los riesgos potenciales de compartir PHI por correo electrónico y documentar esta información.
De acuerdo con Orientación del HHS en cuanto a los requisitos de correo electrónico de la HIPAA, es fundamental implementar medidas de seguridad razonables para la transmisión de PHI por correo electrónico, adherirse al estándar del mínimo necesario y garantizar que la transmisión electrónica de PHI cumpla con la Regla de Seguridad.
A pesar de estas directrices, se desaconseja firmemente el envío de PHI por correo electrónico. Recomendamos métodos alternativos, como el almacenamiento protegido con contraseña accesible únicamente a través de conexiones seguras (https).
Una solución práctica para enviar información confidencial por correo electrónico es Secret Once (secretonce.com), que es de uso gratuito pero también permite transferencias de archivos en la versión empresarial.
CRM para mejorar la experiencia del paciente
Proporcionar una gran atención médica puede ser tanto fácil como complejo según la situación. Para algunos profesionales de la salud, brindar atención de calidad puede ser relativamente sencillo.
Sin embargo, para otros, brindar una gran atención médica puede ser un proceso lento y tedioso. Diagnosticar y tratar a los pacientes puede implicar examinar cuidadosamente los síntomas y el historial médico, solicitar e interpretar los resultados de las pruebas, y explorar diferentes tratamientos y medicamentos.
Además, los profesionales médicos también deben tener en cuenta el estilo de vida, los antecedentes culturales y las preferencias personales de sus pacientes al crear un plan de tratamiento eficaz.
Muchos trabajadores temen las tareas rutinarias que conlleva el trabajo, como programar citas, hacer derivaciones y poner al día a los pacientes sobre los resultados de las pruebas. Estas tareas pueden restar tiempo a la prestación de una experiencia de paciente de alta calidad.
Estos desafíos eran exactamente lo que CRM – Software de gestión de relaciones con clientes CRM – se suponía que iba a resolver.
Los equipos de ventas en la industria de la salud pueden usar el software de CRM para mejorar las operaciones y retención de pacientes.
Las organizaciones que deseen vincular su cuenta de CRM a EHR pueden utilizar la API y los widgets de nuestro Portal de CRM para habilitar integraciones con otras aplicaciones y la personalización de contenido.
Con nuestra API, puede sincronizar los datos de su CRM con aplicaciones externas y bases de datos en tiempo real.
De esta forma, podrás disponer de toda la información que necesites en Onpipeline, como datos sobre hospitales, detalles de facturación o cualquier otro dato relevante durante el proceso de venta.
Nuestra API es fácil de usar incluso para desarrolladores de nivel medio. Si necesita asistencia técnica o información, nuestro equipo está disponible para ayudarle.
¿Qué es un Acuerdo de Asociado Comercial?
El HHS dice que cualquier persona que realice actividades que requieran acceso a PHI para una entidad cubierta se considera un Asociado Comercial.
Esta persona u organización también puede proporcionar servicios a una entidad cubierta. Ejemplos de servicios incluyen revisiones, servicios legales, proveedores de servicios en la nube (CSP) y CRM compatibles con la HIPAA. .
La HIPAA autoriza a las entidades cubiertas a divulgar información médica protegida únicamente para ayudar a la entidad cubierta en sus actividades de atención médica.
Es acuerdo de asociado comercial se utiliza para establecer las responsabilidades de un asociado de negocios con respecto a la protección de la PHI (información médica protegida) de un paciente (cumplimiento de HIPAA). Este acuerdo describe las expectativas y los requisitos de ambas partes, y es jurídicamente vinculante.
¿Qué es una solución CRM para el sector de la salud?
Es un sistema para gestionar la adquisición de pacientes, las relaciones con los pacientes, la información de los pacientes, las interacciones y el gasto. Puede actualizar los detalles de todos sus pacientes dentro de una sola plataforma y obtener una visión completa en tiempo real.
Con nuestro CRM fácil de usar, su organización de salud tiene la opción de añadir campos personalizados para adaptarse mejor a tus necesidades individuales.
Puede obtener una variedad de vistas para ofrecer experiencias personalizadas, lo que le permite acceder a datos demográficos de los pacientes, datos de pacientes, actividades, conversaciones, llamadas telefónicas, correos electrónicos y mucho más.
Con Onpipeline, puedes supervisar tu recorrido del paciente desde el contacto inicial hasta la resolución completa de sus necesidades, proporcionando una mejor atención y operaciones más eficientes.
¿Cumple Onpipeline con la normativa HIPAA?
Onpipeline CRM cumple con la normativa HIPAA Software CRM. Cumplimos con las medidas de seguridad físicas y técnicas requeridas por la HIPAA.
Encriptamos los datos almacenados en nuestros servidores. La transmisión de datos se realiza a través de HTTPS / Secure Sockets Layer, donde obtenemos una calificación general de A+ (que es la máxima).
Autenticación de dos factores (2FA)
Evite el acceso no autorizado a las cuentas de usuario, incluso en caso de que se comprometa una contraseña. Al implementar la autenticación de dos factores (2FA), se introduce una capa adicional de seguridad. Esto implica generar un código de verificación único y de un solo uso que se envía a la bandeja de entrada de correo electrónico del usuario cada vez que intenta iniciar sesión con sus credenciales de identificación y contraseña.
Restricción de IP
Definir direcciones IP particulares para permitir el acceso a la cuenta es una herramienta útil para restringir la entrada únicamente a usuarios ubicados en un área específica (como la oficina o una VPN). Cualquier usuario que intente iniciar sesión con una dirección IP que no sea reconocida e incluida dentro de la lista especificada recibirá un mensaje de error y se le impedirá avanzar más.