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Calculadora del embudo de ventas
En muchas industrias, conseguir un cliente va seguido de otro proceso: recopilar documentos.
- Es asesor financiero es posible que necesites identificación y estados financieros.
- Un corredor de seguros puede que requiera formularios de solicitud y pruebas de respaldo.
- Es inmobiliaria es posible que necesites un comprobante de ingresos e identificación.
- Es consultora igual puede que necesite contratos, cuestionarios, certificados o documentos de la empresa antes de arrancar un proyecto.
El problema es que este proceso suele pasar fuera del CRM. Esto crea una brecha entre la gestión de relaciones con los clientes y el trabajo operativo necesario para hacer avanzar esa relación.
El almacenamiento de archivos no es gestión documental
Darles a los clientes una carpeta compartida resuelve una parte del problema: transferir archivos. No necesariamente gestiona el proceso.
Imagina una empresa que necesita cinco documentos de un cliente nuevo.
Con una carpeta compartida, el cliente puede subir archivos. Pero aún alguien tiene que
- averigua si llegaron los cinco
- identifica qué archivo corresponde a qué requisito
- revisa las fechas límite
- dar seguimiento a los artículos faltantes y comunicar cuando hay que entregarlo de nuevo
Una solicitud de documento estructurado funciona diferente.
En vez de decir:
“Sube tus documentos aquí.”
el negocio puede decir:
Necesitamos estos cinco documentos específicos, cada uno con sus propias instrucciones y fecha de entrega.
Cada documento se convierte entonces en un elemento rastreable con su propio estado.
Esa es la idea detrás de Solicitudes de documentos en el portal de clientes de Onpipeline.
Integrar las solicitudes de documentos en el CRM
Onpipeline permite a las empresas crear solicitudes de documentos vinculadas directamente a un Persona, organización o Negocio.
Una solicitud puede incluir:
- el nombre de un documento;
- Instrucciones para el cliente;
- una fecha límite;
- un revisor asignado;
- y un archivo de ejemplo opcional que muestra lo que se espera.
- El cliente ve la solicitud en un Portal de Clientes personalizado y sube el documento necesario.
Una vez enviado, el documento queda disponible para su revisión en Onpipeline.
El revisor puede aprobarlo o rechazarlo con un motivo. Si lo rechaza, el cliente puede subir una versión corregida. En vez de tener la información por ahí tirada en correos y carpetas, el documento sigue vinculado al registro del CRM que creó el requerimiento.
Donde esto más importa
La necesidad existe en muchos negocios, pero algunas industrias sufren el problema a cada rato.
Servicios financieros
Los asesores financieros, prestamistas, corredores y otros proveedores de servicios financieros a menudo necesitan documentos de identidad, estados de cuenta bancarios, documentos de impuestos, comprobantes de domicilio y otro material de respaldo.
El reto casi nunca es guardar los archivos. El reto es saber qué le falta todavía a cada cliente.
Las solicitudes de documentos ofrecen una lista de comprobación estructurada vinculada al cliente o a Negocio.
Seguro
Los trámites de seguros pueden pedir solicitudes, documentos de identidad, certificados, fotos, declaraciones y pruebas de respaldo.
Los distintos productos también pueden necesitar documentación diferente.
Vincular las solicitudes de documentos a la automatización de Negocio significa que los documentos necesarios pueden depender del tipo de oportunidad que se esté tramitando.
Bienes raíces
Las transacciones inmobiliarias suelen requerir identificación, comprobante de ingresos, documentos financieros, acuerdos y otros archivos de respaldo.
Con varios clientes y transacciones avanzando a la vez, cobrar por correo electrónico se vuelve difícil de seguir rápido.
Un flujo de trabajo conectado al CRM mantiene la documentación asociada a la persona, organización o Negocio correspondiente.
Servicios profesionales y de consultoría
Los consultores, las agencias y otras empresas de servicios profesionales a menudo necesitan documentos antes de incorporar clientes o empezar un proyecto: acuerdos firmados, cuestionarios, recursos de marca, archivos técnicos, información de la empresa o certificaciones.
Las solicitudes de documentos pueden integrarse en el traspaso entre ventas y entrega en lugar de ser un proceso manual separado.
Servicios contables, de cumplimiento y empresariales
Las empresas que piden a cada rato certificados, registros financieros, documentación corporativa o info de cumplimiento se enfrentan al mismo problema pero a mayor escala.
Las plantillas de solicitudes reutilizables pueden hacer que estos procesos recurrentes sean mucho más fáciles de estandarizar.
Un ejemplo práctico: la incorporación de un nuevo cliente de servicios financieros
Imagina que una empresa de servicios financieros acaba de conseguir un nuevo contrato Negocio.
Antes de poder completar la incorporación, necesita:
- Prueba de identidad
- Comprobante de domicilio
- El último extracto bancario
- papeleo de impuestos
- Declaración firmada por el cliente
Sin un proceso integrado, un miembro del equipo podría mandar un correo con la lista de los cinco requisitos.
Dos días después, el cliente manda tres archivos adjuntos.
Ahora el empleado tiene que averiguar cuáles tres requisitos ya se cumplieron, apuntar en alguna parte los documentos que faltan, mandar otro correo y tal vez meter a otro compañero para que revise lo que ya llegó.
Ahora piensa en el mismo proceso usando Onpipeline.
Cuando el Negocio aparece marcado como Ganó, Onpipeline puede crear automáticamente el conjunto predefinido de cinco solicitudes de documentos.
El cliente recibe acceso al portal y ve exactamente lo que se necesita.
Cada solicitud puede tener sus propias instrucciones y fecha de entrega.
Si el cliente sube cuatro documentos, el quinto queda claramente pendiente.
Si el extracto bancario no sirve, el revisor rechaza esa solicitud en concreto y da una razón. El cliente ve qué hay que arreglar y puede mandar otro archivo.
Los recordatorios automáticos pueden seguir enviándose para las solicitudes pendientes sin que el gestor de cuentas tenga que hacer el seguimiento manualmente.
El CRM ahora tiene una vista clara de ambos lados del proceso:
la relación comercial y los papeles necesarios para avanzar con ella.
La recogida también puede seguir el método Negocio
Una de las cosas más útiles de conectar la gestión de documentos con un CRM es que las solicitudes no siempre tienen que crearse a mano.
En Onpipeline, se pueden activar conjuntos predefinidos de solicitudes de documentos cuando un Negocio alcanza un valor concreto Etapa Pipeline o cuando esté marcado como Ganó.
Las condiciones también pueden determinar cuándo deben crearse esas solicitudes.
Por ejemplo, una empresa podría pedir:
- un juego de documentos para clientes particulares;
- otro set para clientes corporativos;
- documentación adicional para un producto en específico;
- o archivos concretos solo cuando un campo personalizado Negocio cumpla una determinada condición.
Por lo tanto, el flujo de documentos sigue las mismas reglas de negocio que ya representa el CRM.
Una mejor experiencia para el cliente
El beneficio no es solo interno. Los clientes ya no tienen que buscar en hilos de correos antiguos para entender qué es lo que todavía hace falta. El Portal del Cliente les da un solo lugar donde pueden ver sus solicitudes, subir documentos, ver archivos compartidos y acceder a las facturas disponibles.
- Para el cliente, el proceso se vuelve más claro.
- Para el negocio, se vuelve medible y repetible.
Del intercambio de documentos al flujo de trabajo
La mayoría de las empresas no tienen un problema de almacenamiento de archivos.
Tienen un problema de coordinación de documentos.
Necesitan saber qué se pidió, qué ha llegado, qué falta todavía, quién tiene que revisarlo y qué tiene que pasar después. Cuando esos pasos se gestionan por separado del CRM, los equipos pierden contexto y pasan más tiempo coordinando información.
Al integrar las solicitudes de documentos, las subidas de archivos de los clientes, las revisiones, los recordatorios y la automatización de Negocio, Onpipeline convierte la recogida de documentos, que antes era un intercambio informal de archivos, en una parte estructurada de la relación con el cliente.