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Calcolatore della pipeline di vendita
In molti settori, dopo aver conquistato un cliente arriva un altro processo: raccogliere i documenti.
- Una consulente finanziario potrebbe servire un documento d'identità e i bilanci.
- Un broker assicurativo potrebbe richiedere moduli di domanda e prove a supporto.
- Una agenzia immobiliare potrebbe servire una prova di reddito e un documento d'identità.
- Una società di consulenza potrebbe servire qualche contratto, questionario, certificato o documento aziendale prima che un progetto possa iniziare.
Il problema è che questo processo spesso succede al di fuori del CRM. Questo crea un divario tra la gestione delle relazioni con i clienti e il lavoro operativo necessario per far progredire quel rapporto.
L'archiviazione dei file non è la raccolta di documenti
Dare ai clienti una cartella condivisa risolve una parte del problema: il trasferimento dei file. Non gestisce necessariamente il processo.
Prendiamo ad esempio un’azienda che ha bisogno di cinque documenti da un nuovo cliente.
Con una cartella condivisa, il cliente può caricare i file. Ma qualcuno deve comunque
- verifica se sono arrivati tutti e cinque
- scopri quale file corrisponde a quale requisito
- controlla le scadenze
- aggiornamento sugli articoli mancanti e comunicare quando bisogna inviare di nuovo qualcosa
Una richiesta di documenti strutturata funziona in modo diverso.
Invece di dire:
“Carica i tuoi documenti qui.”
L'azienda può dire:
Ci servono questi cinque documenti specifici, ognuno con le proprie istruzioni e la propria scadenza.
Ogni documento diventa così un elemento tracciabile con il proprio stato.
Ecco l'idea alla base di Richieste di documenti nel portale clienti Onpipeline.
Integrare le richieste di documenti nel CRM
Onpipeline permette alle aziende di creare richieste di documenti collegate direttamente a un Persona, organizzazione o Deal.
Una richiesta può includere:
- un nome di documento;
- istruzioni per il cliente;
- una scadenza;
- un revisore assegnato;
- e un file di esempio facoltativo che mostra il risultato atteso.
- Il cliente vede la richiesta su un Portale Clienti personalizzato con il marchio dell'azienda e carica il documento richiesto.
Una volta inviato, il documento diventa disponibile per la revisione all'interno di Onpipeline.
Il revisore può approvarla o rifiutarla, indicando il motivo. Se viene rifiutata, il cliente può caricare una versione corretta. Invece di avere le informazioni sparse tra e-mail e cartelle, il documento rimane collegato alla scheda del CRM da cui è nata la richiesta.
Dove questo conta di più
È un’esigenza comune a molte aziende, ma in alcuni settori il problema si presenta costantemente.
Servizi finanziari
Consulenti finanziari, istituti di credito, broker e altri fornitori di servizi finanziari hanno spesso bisogno di documenti d'identità, estratti conto, documenti fiscali, prove di residenza e altro materiale di supporto.
Il problema non è quasi mai archiviare i file. Il problema è sapere cosa manca ancora per ogni cliente.
Le richieste di documenti offrono una checklist strutturata collegata al cliente o a Deal.
Assicurazione
Le pratiche assicurative possono richiedere moduli, documenti d'identità, certificati, foto, dichiarazioni e prove a supporto.
Prodotti diversi possono richiedere anche documentazioni diverse.
Collegare le richieste di documenti all’automazione Deal significa che i documenti richiesti possono variare a seconda del tipo di opportunità che si sta gestendo.
Immobiliare
Le transazioni immobiliari richiedono spesso identificazione, prova di reddito, documentazione finanziaria, accordi e altri file di supporto.
Con più clienti e transazioni che vanno avanti nello stesso momento, recuperare i crediti via email diventa subito un casino da seguire.
Un flusso di lavoro collegato al CRM conserva la documentazione associata alla Persona, all’Organizzazione o al Deal di riferimento.
Servizi professionali e di consulenza
Consulenti, agenzie e altre aziende di servizi professionali spesso hanno bisogno di documenti prima dell'onboarding o di iniziare un progetto: contratti firmati, questionari, materiali del brand, file tecnici, informazioni aziendali o certificazioni.
Le richieste di documenti possono entrare a far parte del passaggio di consegne tra vendite e delivery invece di essere un processo manuale separato.
Contabilità, conformità e servizi aziendali
Le aziende che continuano a chiedere certificati, dati finanziari, documenti aziendali o informazioni sulla conformità affrontano lo stesso problema su scala più ampia.
I template di richiesta riutilizzabili possono rendere questi processi ricorrenti molto più semplici da standardizzare.
Un esempio pratico: l'onboarding di un nuovo cliente di servizi finanziari
Immagina che una società di servizi finanziari abbia appena ottenuto un nuovo contratto Deal.
Prima di poter completare l'onboarding, serve:
- Prova d'identità
- Prova di residenza
- L'ultimo estratto conto
- documenti fiscali
- Dichiarazione del cliente firmata
Senza un processo integrato, un membro del team potrebbe mandare un'email con l'elenco dei cinque requisiti.
Due giorni dopo, il cliente manda tre allegati.
Adesso il dipendente deve capire quali tre requisiti sono stati soddisfatti, segnarsi da qualche parte i documenti mancanti, mandare un'altra email e magari coinvolgere un altro collega per dare un'occhiata a quello che è già arrivato.
Ora pensa allo stesso processo usando Onpipeline.
Quando il Deal è contrassegnato come Ho vinto, Onpipeline può creare automaticamente il set predefinito di cinque richieste di documenti.
Il cliente riceve l'accesso al portale e vede esattamente cosa serve.
Ogni richiesta può avere le sue istruzioni e la sua scadenza.
Se il cliente carica quattro documenti, il quinto risulta chiaramente ancora mancante.
Se l'estratto conto non va bene, il revisore rifiuta quella richiesta specifica e spiega il motivo. Il cliente vede cosa deve correggere e può caricare un altro file.
I promemoria automatici possono continuare per le richieste in sospeso senza che il gestore dell'account debba fare un controllo manuale.
Ora il CRM ha una visione chiara di entrambi i lati del processo:
il rapporto commerciale e i documenti necessari per farlo andare avanti.
La raccolta può anche seguire il modello Deal
Una delle cose più utili del collegare la gestione documentale a un CRM è che le richieste non devono per forza essere create a mano.
In Onpipeline, è possibile attivare insiemi predefiniti di richieste di documenti quando un Deal raggiunge un determinato Fase Pipeline oppure quando è contrassegnato come Ho vinto.
Le condizioni possono determinare ulteriormente quando creare quelle richieste.
Per esempio, un'azienda potrebbe chiedere:
- un set di documenti per clienti privati;
- un altro set per i clienti aziendali;
- documentazione aggiuntiva per un determinato prodotto;
- oppure solo per determinati file quando un campo Deal personalizzato soddisfa una certa condizione.
Il flusso dei documenti segue quindi le stesse regole di business già presenti nel CRM.
Un'esperienza cliente migliore
Il beneficio non è solo interno. Customers no longer need to search old email threads to understand what is still required. The Customer Portal gives them a single place where they can access their requests, upload documents, view shared files and access available invoices.
- For the customer, the process becomes clearer.
- For the business, it becomes measurable and repeatable.
From document exchange to workflow
Most companies do not have a file storage problem.
They have a document coordination problem.
They need to know what was requested, what has arrived, what is still missing, who needs to review it and what must happen next. When those steps are managed separately from the CRM, teams lose context and spend more time coordinating information.
By connecting Document Requests, customer uploads, reviews, reminders and Deal automation, Onpipeline turns document collection from an informal exchange of files into a structured part of the customer relationship.