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Calculadora de Pipeline de Vendas
Em muitos setores, conquistar um cliente é seguido por outro processo: a coleta de documentos.
- O consultor financeiro podem ser necessários documentos de identificação e demonstrações financeiras.
- Um corretor de seguros pode exigir formulários de inscrição e documentos comprobatórios.
- O imobiliária pode ser necessário comprovante de renda e identificação.
- O empresa de consultoria podem ser necessários contratos, questionários, certificados ou documentos da empresa antes que um projeto possa começar.
O problema é que esse processo geralmente acontece fora do CRM. Isso cria uma lacuna entre o gerenciamento de relacionamento com o cliente e o trabalho operacional necessário para fazer esse relacionamento avançar.
Armazenamento de arquivos não é coleção de documentos
Dar aos clientes uma pasta compartilhada resolve uma parte do problema: a transferência de arquivos. Isso não gerencia necessariamente o processo.
Considere uma empresa que precisa de cinco documentos de um novo cliente.
Com uma pasta compartilhada, o cliente pode enviar arquivos. Mas alguém ainda precisa
- determinar se todos os cinco foram recebidos
- identifique qual arquivo corresponde a qual requisito
- verificar prazos
- acompanhar os itens faltantes e comunicar quando algo precisa ser enviado novamente
Uma solicitação de documento estruturado funciona de maneira diferente.
Em vez de dizer:
“Por favor, envie seus documentos aqui.”
a empresa pode dizer:
Precisamos destes cinco documentos específicos, cada um com suas próprias instruções e data de vencimento.
Cada documento se torna então um item rastreável com seu próprio status.
Esta é a ideia por trás Solicitações de documentos no Portal do Cliente Onpipeline.
Trazendo solicitações de documentos para o CRM
O Onpipeline permite que as empresas criem solicitações de documentos vinculadas diretamente a um Pessoa, Organização ou Negócio.
Uma solicitação pode incluir:
- um nome de documento;
- instruções para o cliente;
- um prazo de vencimento;
- um revisor designado;
- e um arquivo de exemplo opcional mostrando o que é esperado.
- O cliente vê a solicitação em um Portal do Cliente com a marca e faz o upload do documento necessário.
Após o envio, o documento fica disponível para revisão no Onpipeline.
O revisor pode aprová-lo ou rejeitá-lo com um motivo. Se rejeitado, o cliente pode enviar uma versão corrigida. Em vez de ter informações espalhadas por e-mails e pastas, o documento permanece conectado ao registro do CRM que criou o requisito.
Onde isso mais importa
A necessidade existe em muitas empresas, mas alguns setores experimentam o problema constantemente.
Serviços financeiros
Consultores financeiros, credores, corretores e outros provedores de serviços financeiros frequentemente precisam de documentos de identidade, extratos bancários, documentos fiscais, comprovante de residência e outros materiais de apoio.
O desafio raramente é armazenar os arquivos. O desafio é saber o que ainda falta para cada cliente.
As solicitações de documentos oferecem uma lista de verificação estruturada vinculada ao cliente ou ao Negócio.
Seguro
Os processos de seguro podem exigir propostas, documentos de identidade, certidões, fotografias, declarações e provas subsidiárias.
Diferentes produtos também podem exigir documentações diferentes.
A integração das solicitações de documentos com a automação do Negócio significa que os documentos necessários podem variar de acordo com o tipo de oportunidade que está sendo processada.
Imobiliário
Transações imobiliárias frequentemente envolvem identificação, comprovante de renda, documentação financeira, contratos e outros arquivos de suporte.
Com múltiplos clientes e transações progredindo simultaneamente, a cobrança por e-mail pode rapidamente se tornar difícil de rastrear.
Um fluxo de trabalho conectado ao CRM mantém a documentação associada à Pessoa, Organização ou Negócio relevante.
Serviços profissionais e de consultoria
Consultores, agências e outras empresas de serviços profissionais geralmente precisam de documentos antes do onboarding ou de iniciar um projeto: contratos assinados, questionários, ativos de marca, arquivos técnicos, informações da empresa ou certificações.
As solicitações de documentos podem se tornar parte da transição entre vendas e entrega, em vez de um processo manual separado.
Serviços contábeis, de conformidade e empresariais
As empresas que solicitam repetidamente certificados, registros financeiros, documentação corporativa ou informações de conformidadeenfrentam o mesmo problema em maior escala.
Modelos de solicitação reutilizáveis podem tornar esses processos recorrentes muito mais fáceis de padronizar.
Um exemplo prático: integração de um novo cliente de serviços financeiros
Imagine que uma empresa de serviços financeiros acaba de conquistar um novo contrato Negócio.
Antes que a integração possa ser concluída, ela precisa de:
- Comprovante de identidade
- Comprovante de residência
- Último extrato bancário
- Documentação fiscal
- Declaração do cliente assinada
Sem um processo integrado, um membro da equipe pode enviar um e-mail listando os cinco requisitos.
Dois dias depois, o cliente envia três anexos.
O funcionário agora tem que determinar quais três requisitos foram atendidos, registrar os documentos faltantes em algum lugar, enviar outro e-mail e talvez envolver outro colega para revisar o que já chegou.
Agora, considere o mesmo processo utilizando o método Onpipeline.
Quando o Negócio é marcado como Venceu, o Onpipeline pode criar automaticamente o conjunto predefinido de cinco Solicitações de Documentos.
O cliente recebe acesso ao portal e vê exatamente o que é necessário.
Cada solicitação pode conter suas próprias instruções e data de vencimento.
Se o cliente carregar quatro documentos, o quinto permanece claramente pendente.
Se o extrato bancário não for aceito, o revisor rejeita essa solicitação específica e indica o motivo. O cliente vê o que precisa ser corrigido e pode enviar outro arquivo.
Os lembretes automáticos podem continuar sendo enviados para solicitações pendentes, sem que o gerente de contas precise fazer o acompanhamento manualmente.
O CRM agora tem uma visão clara de ambos os lados do processo:
a relação comercial e os documentos necessários para dar andamento a ela.
A coleta também pode seguir o modelo Negócio
Um dos aspectos mais úteis de conectar o gerenciamento de documentos a um CRM é que as solicitações nem sempre precisam ser criadas manualmente.
No Onpipeline, conjuntos predefinidos de Solicitações de Documentos podem ser acionados quando um Negócio atinge um determinado Fase Pipeline ou quando estiver marcado como Venceu.
As condições podem determinar ainda mais quando essas solicitações devem ser criadas.
Por exemplo, uma empresa poderia solicitar:
- um conjunto de documentos para clientes pessoas físicas;
- outro pacote para clientes corporativos;
- documentação adicional para um determinado produto;
- ou arquivos específicos apenas quando um campo Negócio personalizado atender a uma determinada condição.
O fluxo de documentos, portanto, segue as mesmas regras de negócios já representadas pelo CRM.
Uma melhor experiência do cliente
O benefício não é apenas interno. Os clientes não precisam mais procurar em threads de e-mail antigas para entender o que ainda é necessário. O Portal do Cliente oferece a eles um único lugar onde podem acessar suas solicitações, enviar documentos, visualizar arquivos compartilhados e acessar as faturas disponíveis.
- Para o cliente, o processo torna-se mais claro.
- Para o negócio, torna-se mensurável e repetível.
Da troca de documentos ao fluxo de trabalho
A maioria das empresas não tem um problema de armazenamento de arquivos.
Eles têm um problema de coordenação de documentos.
Eles precisam saber o que foi pedido, o que já chegou, o que ainda falta, quem precisa revisar e o que deve acontecer em seguida. Quando essas etapas são gerenciadas separadamente do CRM, as equipes perdem o contexto e gastam mais tempo coordenando informações.
Ao integrar solicitações de documentos, envios dos clientes, revisões, lembretes e a automação Negócio, o Onpipeline transforma a coleta de documentos de uma troca informal de arquivos em uma parte estruturada do relacionamento com o cliente.