Meilleurs outils pour la productivité et la communication de l'équipe commerciale

Les commerciaux ont besoin de savoir sur quoi travailler ensuite, les managers ont besoin de visibilité sur les affaires et les activités, et toute l'équipe a besoin de moyens simples pour partager des informations, communiquer, apprendre les uns des autres et éviter le travail répétitif.

Le défi est que ces besoins sont souvent répartis sur différents outils. Les informations sur les clients résident dans le CRM, les conversations internes se déroulent ailleurs, les guides de vente sont stockés dans des documents et le coaching peut avoir lieu lors d'appels, de réunions ou de sessions enregistrées.

La bonne pile logicielle peut apporter plus de structure à tout cela sans forcer l'équipe à utiliser une seule plateforme surdimensionnée.

Voici quelques-uns des meilleurs outils pour améliorer la productivité et la communication de l'équipe commerciale, chacun résolvant une partie différente du problème.

Comparaison rapide

Le point important est que ces outils ne sont pas nécessairement des alternatives. Dans de nombreux cas, ils fonctionnent mieux lorsque chacun a un rôle clair au sein de la pile commerciale.

Onpipeline

Idéal pour la visibilité des ventes et la coordination d'équipe

La productivité commence par la visibilité.

Un vendeur doit être capable d'ouvrir le CRM et de comprendre rapidement quels affaires nécessitent de l'attention, ce qui s'est passé lors de la dernière interaction avec le client, quel suivi est attendu et quelle devrait être la prochaine étape.

Les managers ont besoin d'une vue d'ensemble encore plus large. Ils doivent comprendre comment progresse le pipeline, si les activités sont menées à bien, où s'accumulent les charges de travail et quels commerciaux peuvent avoir besoin d'un soutien supplémentaire.

C'est ici Onpipeline joue un rôle important.

La plateforme offre aux équipes commerciales un espace partagé pour gérer les opportunités, les activités et les informations clients, tout en donnant aux chefs d'équipe une visibilité sur les pipeline, les plannings et les performances. Cela signifie que les managers ne doivent pas s'en remettre entièrement aux mises à jour de statut manuelles pour comprendre ce qui se passe au sein de l'équipe.

Onpipeline associe également la gestion des activités quotidiennes au dossier client. Les appels, e-mails, réunions, tâches et suivis peuvent figurer aux côtés de affaire, ce qui permet de mieux comprendre à la fois l'opportunité et le travail réalisé autour de celle-ci.

Cette visibilité crée également une meilleure base pour le coaching. Un manager peut voir où les affaires ralentissent, où les suivis font défaut ou où un représentant peut avoir besoin d'un soutien supplémentaire avant de décider quel type de coaching est réellement utile.

La plateforme comprend également des fonctionnalités de communication interne telles que Boîte de réception d'équipe et e-mail d'équipe partagé, ce qui peut aider les équipes à collaborer autour du travail des clients sans tout pousser dans des canaux externes.

Pourquoi l'envisager : Onpipeline fonctionne bien comme couche commerciale partagée où l'équipe peut voir affaires, les activités, le contexte client et les priorités en un seul endroit.

Slack

Idéal pour une communication d'équipe rapide

Idéal pour : de rapides conversations internes qui n'ont pas leur place dans les e-mails ou les notes du CRM.

Un CRM donne de la structure à l'équipe, mais toutes les conversations internes n'ont pas besoin d'y avoir lieu.

Les commerciaux ont régulièrement besoin de réponses rapides de la part de leurs collègues. Un représentant peut avoir besoin d'aide de la part des équipes produit, finances, juridique, marketing ou de la direction avant de faire avancer une affaire.

C'est là Slack s'intègre naturellement.

Il offre aux équipes un moyen plus rapide de discuter des opportunités, de partager des actualités, de poser des questions et d'intégrer des spécialistes dans la conversation sans créer un nouveau long fil de discussion par e-mail.

Une 'quipe commerciale peut utiliser des canaux dédiés pour les grands comptes, les régions, les questions sur les produits, le support affaire ou les ventes conclues. Cela permet de garder plus facilement les conversations organisées tout en offrant aux gens un espace de collaboration fluide.

La distinction importante est que Slack doit soutenir le processus de vente et non remplacer le CRM.

Une brève discussion sur un client peut avoir lieu sur Slack, mais le contexte client important, les prochaines étapes et le statut affaire doivent toujours figurer dans le système d'enregistrement.

Pourquoi l'envisager : Slack offre aux équipes commerciales une couche de communication rapide pour la collaboration interne sans transformer le CRM en outil de messagerie.

Loom

Idéal pour le coaching et les retours asynchrones

Les équipes commerciales utilisent souvent des réunions en direct pour des conversations qui pourraient avoir lieu de manière asynchrone.

Un responsable souhaite expliquer comment améliorer une proposition. Un commercial souhaite des commentaires sur une stratégie de compte. Quelqu'un doit présenter un nouveau processus à l'équipe.

Loom est utile dans ces situations car elle permet aux utilisateurs d'enregistrer leur écran, leur caméra, ou les deux et de partager la vidéo avec le reste de l'équipe.

Pour les responsables des ventes, cela peut s'avérer particulièrement utile pour le coaching.

Au lieu de chercher une salle libre pour une autre réunion interne, un manager peut enregistrer une brève présentation expliquant ce qui pourrait être amélioré, et le représentant peut la consulter à son gré.

Loom peut également être utile pour la formation initiale et la formation à des processus. Une courte explication vidéo montrant comment préparer une démonstration, mettre à jour le CRM ou répondre à une objection courante peut devenir une ressource interne réutilisable.

Cela est particulièrement utile pour les équipes ou les organisations distribuées où les membres travaillent selon différents horaires.

Pourquoi l'envisager : Loom aide les équipes à communiquer avec davantage de contextes que par le texte, tout en évitant les réunions en direct inutiles.

Notion

Le meilleur pour les plans de vente et le partage des connaissances

L’un des principaux problèmes de productivité dans une équipe commerciale en croissance n’est pas toujours lié au volume de travail.

Parfois, ce n'est tout simplement pas possible pour les gens de trouver les informations dont ils ont besoin.

Les dernières orientations tarifaires se trouvent dans un seul document. Le traitement des objections se trouve dans un autre. Le matériel d’accueil se trouve ailleurs. Les informations importantes relatives au processus ne peuvent être disponibles que dans la tête d’un responsable commercial senior.

Notion Cela peut aider à transformer ces informations dispersées en une base de connaissances partagée en matière de ventes.

Une équipe peut l’utiliser pour organiser ses manuels de vente, ses questions de découverte, ses informations sur les concurrents, ses modèles de courriels, son matériel d’accueil, ses notes sur les produits et ses procédures internes.

La véritable valeur réside dans la mise à disposition de la connaissance en mode self-service.

Au lieu de répéter les mêmes questions, les représentants peuvent consulter une source d’information commune et continuer à travailler indépendamment.

Cela est particulièrement utile pour la formation des nouveaux employés, car cela leur permet de comprendre comment fonctionne l’équipe sans avoir à se fier entièrement à une formation informelle.

Pourquoi l'envisager : Notion offre aux équipes commerciales un espace central pour les connaissances qui ne devraient pas se retrouver dans le CRM.

Google Workspace

Le meilleur pour la collaboration au quotidien

Une grande partie des activités de vente se déroule encore dans les outils de productivité couramment utilisés.

Les équipes rédigeent des propositions, examinent les prix, organisent des réunions, établissent des présentations, modifient des documents et partagent des feuilles de calcul.

Pour de nombreuses entreprises, Google Workspace offre la couche de collaboration de base sous-jacente à tout cela.

Le principal avantage réside dans la manière dont les outils fonctionnent naturellement ensemble. Les délégués peuvent collaborer dans Docs, consulter les chiffres dans Sheets, planifier des réunions via Calendar, participer à des appels via Meet et stocker du matériel partagé dans Drive.

Cela devient particulièrement utile lorsque plusieurs départements sont impliqués dans la même opportunité.

Une proposition peut nécessiter l’apport de la part des services ventes, de la finance et du juridique. Un plan de compte peut impliquer à la fois les services ventes et ceux dédiés à la réussite client. Une présentation peut nécessiter des modifications de la part du service marketing.

Travaux sur un document partagé sont généralement beaucoup plus simples que l’envoi de plusieurs versions par e-mail.

Pourquoi l'envisager : Google Workspace couvre une grande partie des besoins des équipes commerciales en matière de collaboration quotidienne sans devoir créer un outil séparé pour chaque tâche.

Zapier

Le meilleur pour réduire le travail répétitif de vente

Même un bon ensemble de logiciels peut créer des tâches manuelles si les outils ne communiquent pas entre eux.

Une nouvelle piste arrive et quelqu’un la copie dans un autre système. Un client affaire ferme sa session et quelqu’un envoie une notification interne. Un nouveau client doit être ajouté sur une autre plateforme. Une tâche de suivi doit être créée manuellement.

Aucune de ces tâches n’est difficile, mais si on les fait des centaines de fois, cela devient un véritable problème de productivité.

Zapier Il peut automatiser de nombreuses opérations manuelles simples.

Par exemple, un nouveau lead peut déclencher la création d’un enregistrement dans le CRM et notifier le vendeur. Un affaire gagnant peut créer une tâche d’intégration. Un événement de vente spécifique peut déclencher un message adressé à une autre équipe.

Le véritable avantage n’est pas l’automatisation pour son propre compte. C’est l’élimination des tâches répétitives qui ne nécessitent pas d’analyse humaine.

Pourquoi l'envisager : Zapier permet de connecter les différentes parties du processus de vente et élimine discrètement les tâches administratives en arrière-plan.

C’est plus que faire davantage

La productivité est souvent mesurée en fonction de l’activité. Plus de demandes, plus d’e-mails, plus de présentations, plus de propositions.

Mais une équipe de vente productive n’est pas nécessairement celle qui réalise le plus grand nombre d’activités.

C’est celui qui passe moins de temps à chercher des informations, à demander des mises à jour, à copier des données, à combler les lacunes de communication et à assister à des réunions qui n’ont pas lieu.

C’est pourquoi les outils d’une solution de productivité commerciale doivent résoudre des problèmes différents.

La valeur découle de la façon dont les pièces s’entrelacent.

Attribuez à chaque outil une tâche claire

Il devient difficile de gérer un stack de ventes lorsque plusieurs applications effectuent pratiquement la même chose.

Si l’équipe ne sait pas si les informations doivent être stockées dans Slack, Notion, le CRM ou un document partagé, la fragmentation revient rapidement.

Une approche plus claire consiste à définir le rôle de chaque système.

Le CRM devrait rester la source de vérité pour les informations sur les clients et l’exécution des ventes. Les outils de communication devraient aider les personnes à collaborer. Les outils de connaissance devraient faciliter la recherche des processus et des conseils. Les outils d’automatisation devraient réduire le travail répétitif. Les outils de coaching devraient aider les managers à améliorer leurs performances.

Une fois que ces limites sont claires, le tableau d’affichage global devient beaucoup plus facile à utiliser.

Ne fragmentez pas les informations des clients

De meilleurs outils de communication peuvent améliorer la productivité, mais ils peuvent également disperser des informations importantes à travers différents endroits.

Une conversation se déroule dans Slack. Les commentaires sont envoyés via Loom. Les notes sont stockées dans un document. L’état du client change dans le CRM.

Sans une structure claire, l’équipe finira peut-être par se demander :

“ Où sont les dernières informations ? ”

Pour les organisations commerciales, le CRM devrait généralement rester le système principal de gestion des données.

Une brève discussion peut avoir lieu ailleurs, mais le contexte client important, les prochaines étapes, les activités et le statut affaire doivent toujours être consignés en un seul endroit cohérent.

C'est particulièrement important à mesure que l'équipe grandit et que de plus en plus de personnes s'impliquent dans chaque opportunité.

Moins de réunions

Un bon logiciel de communication ne doit pas automatiquement créer davantage de communication.

En principe, cela devrait permettre de réduire les échanges superflus.

Slack peut gérer les questions rapides.

Loom peut remplacer certaines réunions explicatives.

Notion peut répondre à des questions que les gens devraient être capables de résoudre par eux-mêmes.

Le CRM peut supprimer les réunions de point dont le seul but est de demander où en est le pipeline.

Les réunions en direct deviennent alors plus utiles car elles sont réservées aux discussions, au coaching et aux décisions qui nécessitent véritablement une interaction en temps réel.

Les directeurs commerciaux ont besoin de visibilité

Le coaching devient beaucoup plus utile lorsqu'il est basé sur le contexte. Un manager doit d'abord comprendre où le soutien est nécessaire.

Un CRM peut révéler des opportunités au point mort, des suivis manqués, des schémas d'activité inhabituels ou des différences de performance.

Une fois le problème clair, le manager peut choisir la bonne méthode de coaching.

La partie importante est que le coaching commence par la visibilité plutôt que par des suppositions.

Une pile pratique de productivité commerciale

Une bonne pile commerciale n'a pas besoin de tous les outils mentionnés dans cet article.

Une équipe B2B plus restreinte pourrait utiliser Onpipeline pour le CRM et la visibilité de l'équipe, Slack pour la communication, Google Workspace pour la collaboration et Notion pour les connaissances partagées.

À mesure que l'entreprise se développe, Loom peut prendre en charge le coaching asynchrone, Zapier peut automatiser des flux de travail de plus en plus répétitifs et Gong peut ajouter une intelligence conversationnelle plus approfondie.

La pile technique doit grandir parce qu'un réel besoin apparaît, et non parce qu'une autre catégorie de logiciel existe.

À retenir

La productivité des ventes ne se résume pas à demander aux commerciaux de travailler plus vite.

Il s'agit de leur donner des informations plus claires, une meilleure communication et moins de tâches inutiles.

Ces outils résolvent des problèmes différents, c'est pourquoi ils peuvent bien fonctionner ensemble.

Une bonne suite d'outils de productivité commerciale devrait en fin de compte aider l'équipe à passer moins de temps sur la coordination et plus de temps sur des interactions significatives avec les clients.